Miksi tilintarkastaja pyytää johdon vahvistuskirjettä?
Tilintarkastajan lähettämä johdon vahvistuskirje saattaa herättää kysymyksiä: miksi sanamuoto on niin virallinen ja tarvitseeko se todellakin allekirjoittaa? Kyseessä on kuitenkin aivan tavanomainen muodollisuus. Tilintarkastaja ajattelee yrityksen etua, sillä kirjallinen vahvistus suojaa yritysjohtoa. Myös viranomaiset ja kansainväliset standardit edellyttävät vahvistuskirjettä.
Vahvistuskirje dokumentoi tilintarkastusvastuut
Juridisesti yhtiön johto vastaa aina siitä, että tilinpäätös on laadittu oikein ja tilintarkastajalle on annettu tarvittavat tiedot. Tilintarkastaja tarkastaa, mutta ei laadi tilinpäätöstä. Johdon vahvistuskirje dokumentoi tilintarkastusvastuut kirjallisesti, jotta Suomen viranomaisten ja kansainvälisten tilintarkastusstandardien vaatimukset täyttyvät. Tämä ei ole epäluottamusta – päinvastoin luottamuksen varmistamista.
Vahvistuskirje suojaa yritysjohtoa
Jos tulevaisuudessa ilmenee erimielisyyksiä, virheitä tai oikeudellisia tilanteita, vahvistuskirje osoittaa, että johto on:
- antanut kaikki tarvittavat tiedot ja
- toiminut avoimesti ja huolellisesti tarkastusprosessin aikana.
Toisinaan vahvistuskirje nostaa toisinaan esiin asioita, joita johto ei olisi pohtinut muutoin – sekin on yrityksen etu. Tarvittaessa voimme tehdä korjauksia ennen tilintarkastuskertomusta.
Kirjallinen vahvistus on yritysjohdon oma turva. Vahvistuskirjeestä muodostuu todennettavissa oleva näyttö siitä, että yritys on täyttänyt oman osuutensa tilintarkastusprosessissa vastuullisesti.
Viranomaiset edellyttävät vahvistuskirjettä
Suomessa tilintarkastusta valvovat Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) ja Keskuskauppakamarin tilintarkastuslautakunta (TILA). Laadunvalvonnassa tarkastetaan, että:
- tilintarkastaja on noudattanut kansainvälisiä ISA-standardeja,
- työn dokumentointi on riittävää ja
- kaikki olennaiset toimenpiteet, kuten johdon vahvistuskirje, on hankittu
Johdon vahvistuskirje on yksi tilintarkastusasiakirjoista, joka voidaan myöhemmin tarkistaa. Siksi sen sisältö ja rakenne ovat yhtenäiset – ja varsin muodolliset.
Kansainvälinen, standardoitu käytäntö
Johdon vahvistuskirje perustuu kansainväliseen tilintarkastusstandardiin ISA 580 (Johdon vahvistukset), jota noudatetaan koko EU:ssa ja useimmissa muissakin maissa. Kirjeen sisältö on yhdenmukainen, jotta tilintarkastus olisi vertailukelpoista ja tasalaatuista riippumatta yrityksen koosta ja kotimaasta. Vaikka kirje vaikuttaisikin jäykältä, se on laadittu asiakkaan suojaksi, ei häntä vastaan.
Kuka allekirjoittaa johdon vahvistuskirjeen ja milloin?
Tilintarkastaja pyytää johdon vahvistusta ennen tilintarkastuskertomuksen antamista. Vahvistuskirje allekirjoitetaan siis tilintarkastuksen loppuvaiheessa, mahdollisimman lähellä tilintarkastuskertomuksen päiväystä, mutta ennen sitä. Vahvistuksen allekirjoittaa useimmiten yhtiön toimitusjohtaja ja hallitus.
Yhteenveto:
- Johdon vahvistuskirje on tärkeä osa lakisääteistä tilintarkastusta, aivan kuten tilinpäätöksen allekirjoitus on osa tilinpäätösprosessia.
- Kirjallinen vahvistus on ennen kaikkea yritysjohdon oma etu.
- Sekä Suomen viranomaiset että kansainväliset tilintarkastusstandardit edellyttävät kirjeen allekirjoittamista.
- Kun tilintarkastajasi pyytää johdon vahvistuskirjeen allekirjoittamista, se viestii ammattimaisesta, avoimesta ja standardien mukaisesta tilintarkastusprosessista.
- Tilintarkastusta ei saisi laatia ilman johdon vahvistuskirjeen allekirjoittamista.
Johdon vahvistuskirje ei ole epäluottamusta, vaan tärkeä osa valvottua, laadukasta ja luotettavaa tilintarkastusta. Sen avulla varmistetaan, että vastuut ovat selkeät ja tiedot on dokumentoitu vaaditulla tavalla. Johdon vahvistuskirje suojaa sekä yrityksen johtoa että tilintarkastajaa mahdollisilta väärinkäsityksiltä tulevaisuudessa.
Vastaan mielelläni mahdollisiin lisäkysymyksiin aiheen puitteissa.
Yhteistyöterveisin,
Elina Salmivala
HT-tilintarkastaja, KTM, KLT, KRT, HHJ PJ
+358 40 544 7344
[email protected]